Gayrimenkul sektörü, doküman hazırlama ve imza süreçlerinin yoğun olduğu bir sektör. Gayrimenkul danışmanlığı da bu süreçlerin önemli bir parçası. En küçük ölçekli emlak bürosundan zincir danşımanlık şirketlerine kadar her ölçekte danışmanlık firmaları birçok aşamada doküman hazırlama ve imzalatma süreçlerine ihtiyaç duyuyor. Bu süreçleri mümkün olan her şekilde daha verimli hale getirmek iş süreçleri için oldukça önemli.

Dijitalleşme ve dijital imza kullanımı, verimlilik artışı için önemli araçlardan biri olarak son derece önemli. Ancak sektör aktörlerinin dijitalleşmeye geçerken dikkatli olması ve yasal gereklilikleri de gözden kaçırmaması gerekiyor. Bu yazıda gayrimenkul danışmanlığı sektörünün hangi alanlarında imza süreçlerinin kullanıldığını ve bu imza süreçlerini dijitalleştirirken neye dikkat edilmesi gerektiğinden bahsedeceğim. 

Gayrimenkul Danışmanlığı Sektöründe İmza Gerektiren Süreçler 

Dijital imzanın gayrimenkul sektörüne nasıl fayda sağlayacağına geçmeden önce gelin sektörde imza gerektiren süreçlerin kısaca üstünden geçelim. 

1. Yetkilendirme Sözleşmeleri

Gayrimenkul danışmanlarının süreci başlatmak için ilk hazırladıkları doküman yetkilendirme sözleşmeleri. Yetkilendirme sözleşmeleri, gayrimenkul sahibinin danışmanlık firmasına mülkü temsil etme ve pazarlama yetkisi verdiği yasal bir belge. İçinde gayrimenkul bilgileri, danışmanlık ücretleri, yetklilendirme süresi, birden fazla danışmanlık şirketinin yetki sahibi olup olmadığı ve hizmet kapsamı gibi bilgilerin yer aldığı bu belge hem gayrimenkul sahibi hem de yetkilendirilen danışman tarafından imzalanır.

Kurumsal gayrimenkul danışmanlık firmaları, sık gerçekleşmese de kimi zaman gayrimenkul sahiplerinin danışmana verecekleri komisyondan kaçınmak için sözleşmeye aykırı davranabildiğini, bu sebeple bu sözleşmenin gayrimenkul danışmanının haklarını korumak için elzem olduğunu ifade ediyor. Dolayısıyla bu sözleşmelerin doğrulanabilir bir imzayla imzalanması kritik öneme sahip. 

2. Satış ve Kira Sözleşmeleri

Gayrimenkul danışmanları kiralama ya da satış sürecini çoğunlukla uçtan uca yönetir, taraflar arası sözleşmeleri hazırlar ve imzalanmasını sağlar. Kiralama işlemi gibi devam eden süreçlerde herhangi bir hukuksal anlaşmazlık durumu olması riskine yönelik olarak bu sözleşmeleri saklar. 

3. Yer Gösterme Evrakları

Gayrimenkul danışmanları sorumlu oldukları mülkü potansiyel alıcılara gösterdiklerine dair kanıt niteliğinde yer gösterme evrağı hazırlarlar. Potansiyel alıcılar bu evrakı imzaladıklarında danışmanlar da bağlı oldukları firmaya yer gösterme işinin tamamlandığını ispat edebilir durumda olur. Bu evrakın imzalanması firmanın iş takibi açısından önemlidir. 

4. İç Süreçler

Müşteriyle olan süreçlerin yanı sıra her sektör gibi gayrimenkul danışmanlığı sektörü de iç işlerinde farklı süreçlerde imzaya ihityaç duyuyor. İşe alımlar, çalışan izinleri, franchising anlaşmaları gibi birçok alanda firmalar imzalı süreçlere ihtiyaç duyuyor. 

Dijitalleşme ve Dijital İmza Gayrimenkul Sektörünün Neresinde?

Yukarıda da bahsettiğim gibi gayrimankul danışmanlığı sektörü sözleşme hazırlama ve imzalamanın yoğun olduğu bir sektör. Bu süreçleri kağıt kullanarak yapmak iş akışlarını hantallaştırıyor aynı zamanda zaman, mekan ve kaynak ziyanına yol açıyor.

Kağıda İmza Almanın Sorunları ve Dijitalleşme

İmza süreçlerini kağıt kullanarak halletmek kanıta ihtiyaç duyulan ve bu sebeple belgelerin uzun süre saklandığı sektörler için gerçekten çok can sıkıcı hale gelebiliyor. Bunları kısaca şu şekilde özetleyebiliriz:

Arşiv ve Depolama

Arşiv ve depolama kağıtlı imza süreçlerinin yarattığı en büyük problem. Basılı olarak depolanan belgeler fiziksel etkenlere karşı son derece kırılgan. Yağmur ve yangın başta olmak üzere doğal afetlere karşı son derece korunmasızlar. Bartın’da 2022 yılında yaşanan SGK Arşivini su basması haberini bir örnek olarak incelemek için tıklayın.

Bu belgeleri korunaklı alanlarda arşivlemek elbette ki mümkün. Genellikle kent çeperinde yer alan yangına ve suya karşı dayanklı depolama alanlarında belgeleri güvenli muhafaza etmeyi seçen firmalar var. Ancak bu depolama alanları hem çok yüksek maliyet gerektiriyor, hem de gerektiğinde basılı belgeye ulaşmak çok da kolay olmuyor. Oysa ki dijital olarak saklanan belgeler her ortamdan hızlıca erişilebilir durumda, arşiveleme ve depolama maliyetleri basılı belgelere oranla çok çok düşük ve uzmanlık gerektirmiyor. 

Uzaktan İmza Alma

Hem gayrimenkul sahibinin hem de potansiyel alıcının söz konusu gayrimenkulle aynı şehirde hatta aynı ülkede bile bulunmadığı durumlara uzaktan çalışmanın da yaygınlaşmasıyla sektörde artık sıklıkla rastlanıyor. Sözleşme imzalama aşamaları geleneksel olarak kağıtla yapıldığında imzalayıcının kendisine yollanan sözleşmeyi bastırması, imzalaması ve fiziksel olarak yollaması gerekiyor. Mesafeler arttıkça dokümanın iletilmesi işi de uzuyor ve yorucu bir süreç ortaya çıkıyor. Ancak imza alma işi uzaktan ve dijital olarak yapıldığında bu işlem dakikalar içinde tamamlanıyor. 

Güvenlik

Kağıt üzerinde alınan ıslak imzanın iddia edilen kişiye ait olmadığını kanıtlamak uzun bir süreç gerektiriyor. İmza karşılaştırması yapan uzmanlar uzun mesailer ayırarak tahmini bir benzerlik oranı üretiyor ve karar buna göre veriliyor. Ancak gerekli sertifikalara sahip gelişmiş bir dijital imza, belgeye atılan imzanın görüntüsü ile birlikte biyometrik verilerini (imza hareketlerindeki hız, basınç, kıvrımlar ve açılar…) ve lokasyon, cihaz bilgisi, zaman damgası gibi ek bilgileri de kaydediyor böylece herhangi bir legal problem olduğunda çok hızlı bir şekilde imza sahibi kanıtlanabiliyor. 

Üstelik kağıt üzerine imza almak tablete ya da telefona imza almaktan daha zor değil. İş insanı Sezgin Baran Korkmaz’a yapılan imza dolandırıcılığını hatırlayabilirsiniz.

Farklı imza türleri ile ilgili daha fazla bilgi için tıklayın. 

Dijital İmzanın Güvenirliği ve Yasal Geçerlilik 

Dijital imzanın gerekli sertifikalara sahip olmasının güvenirliği ve yasal geçerliliği açısından önemli olduğundan yukarıda bahsetmiştim. Avrupa Birliği ISO ve ETSI gibi global sertifikasyonlarla dijital imzaları gelişmiş, çok gelişmiş dijital imza gibi kategorilere ayırıyor ve hangi sektörde hangisinin kullanılabileceğini ayrıntılı olarak tanımlıyor. 

Türk Hukuku’nda ise bir imzanın geçerli olması için elle atılması ve doğrulanabilir olması gerektiği belirtiliyor. Doğrulama yöntemi ile ilgili ise detaylı bilgi verilmiyor. Ancak elle atılma ve doğrulanabilir ifadeleri bir araya getirildiğinde biyometrik verileri de dikkate alan, delil gücü yüksek biyometrik dijital imzanın geçerli kabul edildiği anlaşılıyor. 

Dijital imza ve yasal süreçler ile ilgili daha detaylı bilgi almak için burayı ve burayı tıklayın. 

Techsign DOC: Doküman Hazırlama ve İmzalama Çözümü

Techsign’ın bulut üzerinden güvenli ve geçerli biyometrik dijital imza alma çözümü olan Techsign DOC, emlak danışmanları tarafından 2019 yılından beri yoğun olarak kullanılıyor. Hem doküman yaratma hem de imzalatma tarafında Techsign DOC kullanan danışmanların sayısı her geçen gün artıyor. Toplamda bulut üzerinden imzalanan doküman sayısı 2024 yılında bir milyonu geçti.  

Techsign DOC ile ilgili örnek gayrimenkul danışmanı kullanım senaryosu için tıklayın.

Techsign DOC’ta kullanılan biyometrik imza hem yerel hem de uluslararası mevzuatlara uygun olmak için gerekli tüm sertifikalara sahip. Bu sertifikalar ise şunlar:

• PAdES (ETSI TS 102 778) (EN 319 142-1&2)
• ISO/IEC (19794-11) (32000)
• GDPR uyumlu

Eğer siz de Techsign DOC’la doküman süreçlerinizi güvenli, hızlı, kolay ve yasalara uyumlu bir şekilde dijitalleştirmek istiyorsanız buraya tıklayarak ücretsiz 14 günlük deneme sürecinizi hemen başlatabilirsiniz ya da info@techsign.com.tr adresinden bize ulaşabilirsiniz.