Sürdürülebilir Turizm İçin İmza Süreçlerini Dijitalleştirme

 

Kasım 27, 2024

 Müşteri odaklı ve hızlı tempolu yapısıyla bilinen turizm sektörü, operasyonlarını kolaylaştırmak ve müşteri deneyimini iyileştirmek için dijitalleşmenin getirdiği her kolaylığı benimsemek durumunda! Bu sebeple imza süreçlerini dijitalleştirme konusunda ciddi adımlar da atması gerekiyor.

Otel rezervasyonlarını yönetmek, müşteri ilişkilerini canlı tutmak, ödemeleri ve faturaları takip etmek gibi birçok operasyon artık dijital olarak yönetiliyor. Turizm sektöründe faaliyet gösteren firmalar, bu süreçlerin verimini maksimize etmek için yapay zeka destekli yazılımlardan faydalanıyor, maliyet ve insan gücünü azaltacak yöntemlere doğru yöneliyor. 

Turizm Sektöründe İmza Süreçleri

Turizm sektöründeki bu hızlı dijitalleşmeden en az etkilenen süreç ise imza gerektiren süreçler. Firma sahipleri hukuksal gereklilikleri de düşünerek kağıt üzerinde imza almaya devam ediyorlar. Halbuki kağıt üzerine alınan imzalar firmalar için oldukça büyük bir yük oluşturuyor. 

Oteller ve seyahat acenteleri başta olmak üzere turizm sektöründen hemen her firma her yıl müşterilerine ve paydaşlarına yüzlerce belge imzalatıyor. Daha iyi canlanması için şöyle bir örnek vermek mümkün: orta büyüklükte bir otel, rezervasyon sözleşmeleri, misafir kayıt formları, çalışan sözleşmeleri ve günlük operasyonel belgeler için yılda yaklaşık 10.000 ila 20.000 arası belge imzalıyor.

Tüm bu belgeler basılıyor, imzalanıyor, kimi zaman uzaktaki kişilere yollanıyor ve son olarak da depolanıyor. Bu süreci kağıtla yönetmek iş akışını hantallaştırıyor ve hem firma sahipleri hem de misafirler açısından deneyimin keyfini azaltıyor. 

İmza süreçlerini kağıt üzerinde yönetmenin en büyük handikapı ise uzaktan imzalama gerektiren durumlarda yaşanıyor. Seyahat acentaları gibi satışını uzaktan gerçekleştiren ve müşterisi ile yüz yüze gelmeyen firmalar, dijital olarak yolladıkları belgelerin müşteri tarafından bastırılıp imzalanarak kendilerine geri yollanmasını bekliyor. Bu süreçte müşterinin hem baskı alması, hem de firmaya belge kargolaması gerekiyor. Yoğun çalışma saatlerine sahip kişiler için bu süreç sevimsiz bir iş yükü oluşturuyor ve büyük çoğunlukla ihmal ediliyor. 

İmza Süreçlerini Dijitalleştirmek

Turizm sektöründe yer alan firmalar daha önce de bahsettiğim gibi yasal gereklilikleri de düşünerek imza süreçlerini dijitalleştirme konusuna temkinli yaklaşıyor. Ancak doğru dijital imza çözümü seçildiğinde bu problemi aşmak hiç de zor değil. Elle atılan ve doğrulanabilir bir dijital imza seçildiğinde bu sorunlar ortadan hızlıca kalkıyor.

Firmaların dikkat etmesi gereken konu kullanacakları dijital imzanın gerekli standartlara sahip olduğundan emin olmak. Avrupa Birliği’nde dijital imzaları düzenleyen ETSI ve ISO sertifikalarına sahip, doğrulanabilir güvenli dijital imzaları seçmek adli bir durum olup imza reddi gerçekleşmesi durumunda kritik öneme sahip. 

Farklı imza türlerinin güvenlik seviyelerini öğrenmek için tıklayın.

Konaklama Birimleri İçin Dijital İmza Kullanım Alanları 

Doğrulanabilir dijital imza kullanıldığı takdirde imza süreçlerinin her alanda kullanılabileceğinden bahsetmiştim. Burada konaklama birimleri için konuyu biraz daha detaylandırarak hangi iş süreçlerine nasıl katkı sağlayacağını daha açık hale getirmek istiyorum.

• Misafir check in işlemleri: konaklama birimlerinde en çok kağıt kullanılan işlem misafirlerin check in işlemleri. Basılı formlar üzerinden imza almanın çevreye verdiği zarar bir yana, bu formları depolamak da hem zaman hem de mekan kaybı yaratıyor.  Bilgi ve onay formlarını dijitalleştirmek bu anlamda depolama konusundaki iş yükünü dramatik bir şekilde azaltıyor. Ayrıca daha teknolojik ve çevreci bir marka imajını da destekliyor.
• İnsan kaynakları: İnsan kaynakları her sektörden firma gibi konaklama firmalarının da en çok imza kullandığı alan. İşe alım süreçleri, izinler ve ayrılışlar gibi bir çok konuda imza alınıyor ve bu belgeler çoğu zaman uzun süreler boyunca arşivleniyor. Tüm bu süreçleri yasal olarak geçerli, doğrulanabilir bir dijital imza kullanarak kağıtsızlaştırmak iş akışları üzerinde önemli bir rahatlama sağlıyor.
• Tedarikçi ve partner anlaşmaları: Dışarıdan alınan hizmet ve ürünler için yapılan sözleşmeler de djital imza ile kağıtsızlaştırılabilecek bir başka süreç. Burada özellikle yüz yüze yapılmayan ve uzaktan yürütülen sözleşme süreçlerinde kağıdın yarattığı angaryayı bir daha anmakta fayda var. Dijital olarak yaratılan sözleşmenin karşı tarafa iletilmesi, imzalayıcının baskı alıp imzaladıktan sonra firmaya geri yollaması bu teknoloji çağında kabul edilebilir bir angarya değil! 

Techsign Biyometrik İmza Çözümü 

İş süreçlerini dijitalleştirmede en dikkat edilmesi gereken konunun yasal mevzuatlara uyum olduğundan bu yazıda defalarca bahsettim. Bu sebeple firmaların gerekli sertifikalara sahip gelişmiş ve doğrulanabilir dijital imza çözümlerini tercih etmesi gerekiyor. Techsign’ın biyometrik imza ürünü bu ihtiyaçları karşılayan ve aynı zamanda pratik sorunlara da karşılık veren bir çözüm! 

Techsign’ın biyometrik imza çözümünü diğer dijital imzalardan ayıran özelliklerini hızlıca şu şekilde sıralamak mümkün.

• Techsign biyometrikimza çözümü global standartlara uygun ve bu alandaki önemli karar vericiler olan ISO & ETSI sertifikalarına sahip. İnsan alışkanlıklarına uygun olarak elle atılıyor ve imzalayıcının yüzey üzerindeki hız, basınç ve diğer biyometrik özelliklerini de kayıt altına aldığı için kanıtlanabilirliği elle atılan imzadan dahi yüksek.
• Techsign biyometrik imza çözümünü kendi sisteminiz üzerinden kullanabileceğiniz gibi, Saas platformumuz olan Techsign DOC aracılığıyla bulut üzerinden de kullanabilirsiniz.
• Techsign DOC, web browser’ı üzerinden herhangi bir kurulum yapmadan hemen kullanılmaya başlanabilir ya da gerekli APIlar kurularak kullandığınız mevcut yazılıma entegre edilebilir. Her yazılıma uyumludur ve entegrasyon süreci 48 saat içinde tamamlanabilir.
• İhtiyaç halinde imzalanan dosyaya kimlik veya gerekli başka belgeler de eklenerek birlikte saklanabilir.

Daha fazla bilgi almak için bize info@techsign.com.tr adresinden mail atabilir ya da https://dashboard.techsigndoc.com/login adresinden ücretsiz 14 günlük deneme sürenizi başlatabilirsiniz.